¿Cómo crear un plan de producción eficiente?

En palabras sencillas, la planificación de la producción es lo que te librará de retrasos, paralizaciones, recursos despilfarrados… Es una estrategia que te sirve de guía a lo largo de la ejecución, para ser consciente de qué vas a hacer, con qué, cómo y cuándo.

En este post te mostramos cómo hacer un plan de producción que te ayude a optimizar materiales y mano de obra, a garantizar la seguridad de cada fase y a minimizar la duración del proyecto. 

¿Qué es un plan de producción en la obra?

Un plan de producción en obras es un documento estratégico en el que se describe la secuencia de las actividades programadas, se asignan los recursos (mano de obra, maquinaria y materiales) y se estiman los plazos y el presupuesto para garantizar la ejecución eficiente y segura de un proyecto de construcción. 

Incluye:

• El desglose de las tareas secuenciales y paralelas que componen el proyecto, así como las metodologías a emplear.
• El cronograma de la obra, organizando cada una de las actividades en una línea de tiempo.
• Los desembolsos financieros a lo largo del plazo de ejecución. 
• Los planos, documentos técnicos e imágenes que facilitan la comprensión del proyecto.
• Los perfiles de los participantes del proyecto: contratistas, supervisores, equipos de trabajo, etc.
• Los milestones del proyecto de construcción, es decir, las actividades o fechas específicas que sirven como puntos de control para monitorear la calidad y seguridad de la obra. 

¿Para qué sirve un plan de producción actualmente?

Al conocer cómo hacer un plan de producción es más fácil mitigar riesgos, mejorar la productividad del proyecto, reducir los costes e impulsar la colaboración entre las partes. Exactamente, sirve para:

• Optimizar el uso de los recursos y de las soluciones logísticas para producción y almacén. Esto evita la subutilización de equipos y garantiza que cada trabajador se encuentre en el área y proceso correcto en todo momento.
• Ayudar a controlar el cumplimiento de los plazos. La programación detallada de actividades facilita la identificación temprana de desviaciones o retrasos en la obra.
• Ahorrar costes en la gestión de inventario, gracias a que un plan de producción en obra permite estimar las cantidades de material que se requiere en cada periodo. 
• Definir la maquinaria para mejorar a eficiencia en la producción. 
• Permitir la gestión de riesgos, ya que facilita la identificación temprana de desviaciones, de retrasos u otros problemas potenciales del proyecto. Lo que ayuda a programar tareas o reforzar los recursos si es necesario.
• Garantizar el cumplimiento normativo y contractual del proyecto. Y esto también permite cumplir con las expectativas del cliente. 
• Facilitar la coordinación y la comunicación entre equipos. El plan de producción en obras sirve como un documento de referencia para las compras, para el almacén, para la dirección de obra, etc.

Pasos para elaborar un plan de producción

Las actividades en la planificación de la producción pueden variar según la complejidad del proyecto o la naturaleza de la obra. Los pasos fundamentales en su elaboración son los siguientes:

Definir objetivos de producción 

El primer paso es determinar con precisión las diferentes fases de la obra y los respectivos elementos constructivos que se producirán (cimientos, instalaciones, acabados…), así como las actividades previas que tienen incidencia sobre la planificación de la producción. 

Además es necesario definir los indicadores clave de desempeño, como las métricas de productividad, de rentabilidad y de seguridad, incluyendo aspectos relacionados con la eficiencia energética en empresas. 

Para esto se recomienda:

• Realizar una estructura de desglose de trabajo EDT. Consiste en descomponer visualmente las distintas tareas y responsabilidad de un proyecto, en paquetes de trabajo pequeños y fácilmente asignables y ejecutables. Es lo que garantizará que no se pase por alto alguna tarea o detalle.
• Utilizar un software de KPI, que facilita el establecimiento de objetivos, la visualización de las métricas clave y su seguimiento a lo largo de la ejecución del  proyecto. 

Analizar las necesidades

El siguiente paso para elaborar un plan de producción es estimar los recursos necesarios para cada actividad programada, y realizar una totalización de las necesidades del proyecto. Es la manera de identificar posibles cuellos de botellas y visualizar la tecnología, maquinaria, espacio y mano de obra especializada que se necesitará para garantizar la eficiencia de las operaciones. 

Una de las estrategias es plantearse las siguientes preguntas: ¿Tengo el personal y las herramientas necesarias para culminar el proyecto con éxito? ¿Cuánto necesito de cada recurso? ¿En qué momento necesito el recurso? ¿Qué equipos preciso ante una emergencia de energía?

Evaluar recursos: mano de obra, maquinaria y materias primas

Entre los pasos para elaborar un plan de producción también es crucial identificar los problemas que puedan afectar a la cadena de suministro. Por ejemplo, la disponibilidad de mano de obra, el mantenimiento de equipos, los factores climáticos, el proceso de revisión de permisos, la posible escasez de materiales o los retrasos en los envíos que afectan los plazos en la producción de la obra. 

El objetivo de la planificación de la producción siempre será mitigar estos problemas, por ejemplo, buscando productos alternativos con proveedores locales o programando cursos sobre planificación de producción para los supervisores.

• En proyectos de alta incertidumbre, una de las técnicas para estimar el tiempo, el coste y los requisitos de recursos es la “estimación de tres puntos”, en donde se consideran tres escenarios distintos: estimación optimista O, pesimista P y más probable M. Después, para calcular el promedio se puede emplear alguna de las siguientes fórmulas estadísticas:
  • Distribución triangular: Valor esperado = (O + M + P)/3
  • Distribución beta: Valor esperado = (O + 4*M + P)/6

Establecer tiempos de producción

Tras definir las actividades del proyecto, es indispensable establecer las relaciones de precedencia entre ellas. Cada tarea debe ejecutarse bajo una secuencia particular, según las directrices de las memorias técnicas, los planos y las normativas. Siempre considerando márgenes de seguridad ante imprevistos. Normalmente todos estos tiempos se ilustran mediante gráficos, como el diagrama de Gantt.  

Por supuesto, se debe tener especial atención en las relaciones de precedencias complejas, como los casos de desfases de las actividades. Además están las precedencias que el planificador desea implementar, aunque no sean técnicamente necesarias, así como las actividades que necesita retrasar, solapar o ejecutar en paralelo, para optimizar recursos y cumplir con los tiempos de entrega. 

Dentro de los pasos para elaborar un plan de producción se debe considerar:

• Después de contactar directamente a los proveedores por cada partida de materiales, se revisan y ajustan las estimaciones del tiempo de cada tarea, la secuencia del trabajo y las solapaciones posibles. 
• Existen ciertas tareas predecibles fácilmente estimables, como el levantamiento de un muro, pero existen elementos inusuales que pueden ser complejos de planificar, por los obstáculos que pueden surgir, como el movimiento de tierras en una zona con un nivel freático alto. Por lo tanto, se debe identificar este tipo de fases inusuales e identificar los posibles obstáculos. Con base en esto, se establece un plan de contingencia.

Asignar responsables de control de tareas

Toda planificación de la producción requiere supervisión continua, capacidad de toma de decisiones y un control del cumplimiento de los objetivos de producción. Para esto, es imprescindible asignar las atribuciones exactas de cada profesional, definiendo sus funciones y a quién debe reportar. 

• La elaboración de organigramas es fundamental para facilitar la comprensión de las relaciones jerárquicas y funcionales entre los distintos equipos de trabajo.
• La asignación de responsabilidades puede organizarse según la zona de trabajo, la especialidad técnica, las fases del proyecto, las partidas presupuestarias, etc.

Siempre la asignación de responsabilidad debe asegurar el control de las tareas y la trazabilidad de todas las decisiones tomadas en el proyecto

Implementar un sistema de seguimiento

Saber cómo hacer un plan de producción sólo será útil si realmente se implementan controles para verificar su cumplimiento en tiempo real. Esto incluye, herramientas para el seguimiento de los plazos, del progreso, del presupuesto, de los recursos…

¿Cuáles son los pasos a seguir? Lo principal es centralizar todos los datos del proyecto. Para mayor eficiencia, se puede integrar un software de gestión de la construcción con el Modelado de la Información de Construcción BIM. Mientras el software facilita la gestión de cronogramas, presupuesto, comunicaciones, recursos, asignaciones de tareas y seguimiento del progreso, BIM se convierte en una base de datos que evoluciona con el propio proyecto, permitiendo el diseño, el análisis y las visualizaciones de avance de la obra.

Ajustar el plan de forma continua

En el entorno productivo o de la construcción, se exige la revisión continua de la planificación de la producción, para adaptar de forma dinámica los recursos y el cronograma inicial. 

Hay que recordar que pueden producirse modificaciones al proyecto por hallazgos en obra, por variaciones presupuestarias o por las propias decisiones del cliente. Además están los retrasos o los avances inesperados. Lo importante es realizar una reprogramación ágil y óptima.

Herramientas útiles para la planificación de la producción

A continuación describimos más herramientas para el plan de producción: 

Diagrama de Gantt

Es una herramienta visual que muestra las actividades de un proyecto a lo largo del tiempo, reflejando la duración de tareas y su solapamiento mediante barras. Este tipo de gráfico permite secuenciar las tareas, visualizar sus fechas de inicio/fin y mostrar la dependencia  entre actividades.

• Normalmente, los programas de planificación son capaces de generar un diagrama de Gantt, basándose en la estructura de desglose del trabajo EDT.

Programación Lineal

El método de Programación Lineal PL es un modelo matemático que se emplea para optimizar una función objetivo sujeta a restricciones, expresadas mediante ecuaciones o inecuaciones lineales. 

En un plan de producción en obras, la PL puede ayudar a minimizar la duración del proyecto u optimizar la productividad y la asignación de recursos. Para ello, son diversas las técnicas que pueden utilizarse en el modelo de Programación Lineal:

• Método gráfico. Se emplea en problemas de PL con dos variables.
• Método simplex. Se utiliza en problemas de mayor complejidad, con múltiples variables y restricciones.

MRP (Material Requirements Planning)

Otra de las herramientas para el plan de producción es el MRP, un sistema orientado a la identificación y estimación de las cantidades de los materiales necesarias, la gestión de los plazos de entrega y el cumplimiento del cronograma de la producción o construcción. Aunque originalmente se desarrolló para el sector manufacturero, con el tiempo es un sistema que se ha adaptado a los proyectos de construcción.

Kanban

Kanban es una metodología se originó en el entorno de fabricación de Toyota, como un sistema para gestionar el flujo de trabajo bajo el enfoque Lean Manufacturing. También se ha adaptado al sector de la construcción, especialmente para gestionar el flujo de materiales. 

En la actualidad es una de las principales herramientas para el plan de producción. El coordinador o jefe de obra puede controlar, planificar y visualizar los flujos de trabajo a través de un software Kanban que se basa en la creación de tableros de trabajo interactivos e ilimitados. Por ejemplo, puede programar cuándo ordenar los materiales, realizar el inventarios de los materiales recepcionados y monitorizar el consumo del mismo. Una de las ventajas es su carácter colaborativo, ya que los tableros pueden compartirse con proveedores y distintos departamentos. 

Metodología Just in Time (JIT)

Just in Time es una estrategia que busca reducir el inventario in situ. En el sector de la construcción, consiste en alinear el cronograma de ejecución de obra con la entrega de materiales, transportándolos desde el almacén o adquiriéndolos para que se entreguen a los trabajadores justo cuando los necesitan, y en el lugar más cercano posible a su instalación. 

Beneficios clave de un plan de producción eficiente

Una buena planificación de la producción ofrece las siguientes ventajas:

• Reducción de costes operativos.
• Cumplimiento de plazos.
• Mejora de la calidad del producto o de la obra.
• Mayor visibilidad para la dirección del proyecto.
• Toma de decisiones informadas.
• Reducción de desperdicios de materiales.
• Optimización del consumo energético de maquinaria.
• Mayor satisfacción del cliente.

Importancia del plan de producción en la eficiencia operativa

La planificación de la producción en una obra permite garantizar la velocidad en la ejecución, la calidad del resultado, la rentabilidad del proyecto y la seguridad en cada fase. 

Cómo lo hace? Esta planificación estandariza los procesos e impulsa la mejora continua. Además, fomenta la colaboración entre departamentos y sirve de marco operativo para evitar malentendidos o conflictos entre los actores.

¿Cómo conectar el plan de producción con tu almacén?

Más allá de las herramientas para el plan de producción, para que tu proyecto fluya sin interrupciones, debes sincronizar el suministro de materiales y maquinaria con cada fase de la obra. 

En Loxamhune, a través de nuestro servicio de alquiler de maquinaria te ayudamos a coordinar la entrega y el uso de equipos, herramientas y materiales, para integrarlos en la planificación de tu proyecto. Nuestro servicio incluye asesoramiento técnico y formación en gestión de procesos industriales.

Ejemplo real de plan de producción en obras

Veamos a continuación el ejemplo de la estructura de un plan de producción de obra:

• Descripción general del proyecto: 
  • Tipo de obra: nave industrial de una planta. 
  • Objetivo: coordinar las fases constructivas para cumplir los plazos y optimizar los recursos.
• Fases constructivas organizadas:
  • Movimiento de tierras y nivelación de terreno.
  • Cimentación y saneamiento.
  • Montaje de estructura metálica. 
  • Cerramientos verticales y cubiertas. 
  • Instalaciones: electricidad, iluminación y climatización.
  • Acabados internos.
  • Urbanización exterior.
  • Comprobaciones finales.
  • Puesta en marcha.
• Desglose de cada una de las actividades por fase. En este apartado se identifican las partidas por semana o por bloque constructivo, se estima la duración de cada tarea y se definen los solapamientos de actividades que permitan reducir los tiempos, sin comprometer la seguridad.
• Creación de un diagrama de barras tipo Gantt. Permite la visualización de la programación a lo largo del tiempo (por ejemplo 6 meses en total). Se muestran las precedencias y las relaciones entre cada actividad. 
• Definición de recursos necesarios: 
  • Mano de obra: técnicos encargados operarios…
  • Materiales: acero estructural, hormigón industrial, paneles sandwich…
  • Maquinaria: excavadoras, plataformas elevadoras, camiones…
• Estimación del rendimiento. Por ejemplo los metros cúbicos de hormigón/día, los metros lineales de tubería pvc/día, los metros lineales de perfiles estructurales.
• Planificación logística. Incluye:
  • Definir las zonas de acopio y descarga.
  • Integrar la programación con el almacén.
  • Coordinar equipos y suministros sin interrupciones.
• Gestión de la calidad.
• Gestión de la seguridad.
• Gestión de residuos de obra.

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