Procedimiento operativo estándar (POE)

En sectores tan regulados, como el alimentario, el farmacéutico, la construcción o la logística de mercancías peligrosas, un simple error puede hacer que toda la operación se venga abajo. Una orden que no se entendió, un paso que alguien se saltó, una directriz que no quedó por escrito… Y de pronto, hay que retirar los productos o enfrentar una sanción que nadie esperaba. Todo esto se evita con un procedimiento operativo estándar. 

Pero, ¿cómo redactar un POE? En este post te lo explicamos paso a paso.

¿Qué es un procedimiento operativo estándar?

Un Procedimiento Operativo Estándar POE es el conjunto de instrucciones que describen de manera ordenada y sistemática los pasos para ejecutar una tarea u operación específica y rutinaria dentro de un proceso u organización. 

Estas instrucciones se recogen en un documento, físico o digital, para facilitar su consulta y aplicación. Dependiendo del entorno empresarial, del perfil de los empleados involucrados y de la complejidad del proceso, el POE puede contener pasos detallados, como en las operaciones de alto riesgo, o puede ser una guía de pasos que deja margen de interpretación para mejorar el procesos

Funciones de un procedimiento operativo estándar

El objetivo principal del POE es estandarizar la ejecución de tareas rutinarias dentro de los procesos internos de una empresa, con el fin de garantizar:

• La uniformidad de los procesos operativos.
• El cumplimiento normativo y legal.
• El mantenimiento de los estándares de calidad establecidos. 

De esta forma, cualquier operario o empleado, incluso sin experiencia, será capaz de ejecutar la tarea o resolver la incidencia de manera efectiva y segura, sólo siguiendo de forma secuencial los pasos definidos en el POE. En consecuencia, conocer lo que es un procedimiento operativo estándar también permite:

• Incrementar la seguridad laboral.
• Facilitar la formación del personal.
• Optimizar la eficiencia operativa.

Incluso, los procedimientos operativos estándar ayudan a las organizaciones a comprender a fondo sus procesos de negocio, para: 

• Identificar áreas de mejora.
• Evitar fallos o problemas en el flujo de operaciones. 
• Incorporar normas de seguridad en las operaciones.
• Comprobar que la tarea u operación no genera efectos adversos sobre el medio ambiente.

Tipos de procedimientos operativos estándar

Los POE pueden establecerse en cualquier nivel de la organización, aplicarse a todo puesto, desde la dirección hasta el personal de primera línea, y organizarlos según los recursos, las actividades o los departamentos. 

De forma general, los tipos de procedimientos operativos estándar pueden dividirse en:

• POE técnicos. Enfocados en tareas técnicas específicas, como operar equipos siguiendo las medidas de seguridad en maquinaria.
• POE de gestión. Ofrecen un marco de actuación para las tareas administrativas de una empresa, como la gestión financiera, la gestión de recursos humanos y la gestión de proyectos.

Otra forma de clasificar los tipos de procedimientos operativos estándar es según su formato, en cómo se organizan y comunican las instrucciones sobre una actividad específica. Por ejemplo, listas de verificación, procedimiento estándar paso a paso, árboles de decisión (si el operador debe reaccionar a distintos escenarios), workflow, etc. 

Veamos los principales:

POE paso a paso

El procedimiento estándar paso a paso se puede aplicar en el caso de actividades rutinarias no complejas que necesitan una ejecución rápida, sin criterios de decisión ni bifurcación de los resultados. Es uno de los POE más sencillos, con una estructura secuencial estricta que detalla las acciones a ejecutar de manera cronológica. 

• Ejemplos de procedimiento operativo estándar paso a paso: 
  • La inspección previa al uso de maquinaria siguiendo la normativa de plataformas elevadoras.
  • La preparación de áreas de trabajo.
  • Las instrucciones de limpieza.

POE jerárquico

Este tipo de procedimiento operativo estándar amplía la estructura paso a paso. Bajo su enfoque se ordena la información de forma secuencial, pero incorporando múltiples subniveles mediante numeraciones secundarias. De esta forma, la estructura se desglosa en listas de instrucciones adicionales más manejables, para detallar con mayor precisión la actividad. 

Es un POE adecuado para los procedimientos con ramificaciones operativas que, además de requerir una secuencia específica de ejecución, contemplan acciones condicionales o decisiones intermedias. Por ejemplo, como en los procesos en los que se exige a los empleados acreditar cursos de maquinaria y prevención, para operar determinados equipos de forma segura.

También es útil para las tareas complejas que requieren mayor detalle en las instrucciones, pero que no necesariamente deben completarse en un orden establecido. 

• Como ejemplo de un procedimiento operativo estándar jerárquico están las instrucciones para el diagnóstico de averías o la resolución de un problema informático. 

POE híbrido

Es un procedimiento operativo estándar que combina diferentes tipos de formatos lineales. Es usual cuando se requieren múltiples enfoques para lograr la estandarización de una operación. Por ejemplo, el POE híbrido se emplea en procesos multidisciplinarios o que presenten riesgos críticos.

¿Cómo redactar un procedimiento operativo estándar? 

Conocer cómo hacer un procedimiento operativo estándar implica también dominar ciertos aspectos en la redacción. Aunque la actividad necesite un lenguaje técnico, se debe utilizar, en lo posible términos sencillos y claros para transmitir las ideas. Esto se logra empleando oraciones cortas, ideas concisas y verbos simples, como “revisar”, “inspeccionar” e “identificar”.

Hay que recordar que se están redactando instrucciones, así que dichas indicaciones no pueden quedar ocultas tras una jerga altamente especializada o ambigua. Incluso es crucial cuidar el significado de los términos principales utilizados: “debe” y “puede”. “Debe” implica obligación, mientras que con “puede” se está otorgando al personal cierto poder de decisión o maniobrabilidad, dependiendo del contexto operativo 

Pasos para redactar un procedimiento operativo estándar.

Detallamos a continuación cómo hacer un procedimiento operativo estándar:

1. Definir los objetivos del POE, el porqué se está creando este procedimiento. ¿Para mejorar algún problema en el flujo de trabajo? ¿Para optimizar el servicio al cliente? ¿Para incrementar la productividad laboral? 
2. Determinar las partes intervinientes. Para que un POE resulte eficaz es recomendable que en su elaboración intervengan varios profesionales expertos en el proceso. ¿Quienes pueden colaborar? Por ejemplo:
   • Los líderes del proceso conocen las estrategias para optimizar los procesos y se especializan en diseñar operaciones eficientes. 
   • Los operarios de base, que tienen la experiencia para evaluar la viabilidad de las instrucciones del POE. 
3. Definir los usuarios finales del POE. Este paso ayuda a mantener las instrucciones centradas en las tareas reales del empleado que utilizará el procedimiento. Además, los términos y el lenguaje general del POE deben adaptarse al perfil de este usuario final. 
4. Determinar el alcance del POE. 
5. Definir el formato del POE, según la complejidad de la tarea.
6. Investigar y recopilar la información necesaria sobre la operación. Por ejemplo, los manuales de la empresa, las normativas técnicas y de seguridad, las leyes aplicables, etc. Y, si es posible, siempre será buena idea observar directamente la tarea en acción, para comprender los pasos y detectar los desafíos que puedan generarse.

Elaborar el documento. ¿Cómo redactar un POE? Los elementos esencial son los siguientes (no restrictivos):

• • Encabezado del documento. Incluye el título, el código único del documento, la fecha de emisión y los nombres de los autores.
  • Objetivos que se persiguen con el documento. 
  • Alcance. Es importante plasmar el departamento en el que se implementará el POE y las áreas, equipos, procesos sobre los que se aplica el POE.
  • Roles y responsabilidades. Se identifican los puestos que participan en la actividad: quién la ejecuta, quién la supervisa, quién la valida… Además, se describe la capacidad de estos puestos dentro de la organización. Por ejemplo, la necesidad de formación en maquinaria industrial cuando la tarea implique el uso de equipos específicos.
  • Tabla de contenido. Facilita navegar en la información.
  • Definiciones. Glosario técnico asociado a la tarea, para evitar confusiones.
  • Documentos de referencia. Como normas, instrucciones o manuales relacionados.
  • Recursos necesarios. Los equipos, las herramientas, los materiales y los EPIs.
  • Precauciones de seguridad. Se incluyen las advertencias o las reglas de seguridad que se deben tener presente al ejecutar la tarea o al manipular los recursos. 
  • Desarrollo del procedimiento estándar paso a paso. Como se explicó, estos pasos serán secuenciales y, si es necesario, pueden incluir subpasos, árboles de decisión, check list, etc. 
  • Anexos. Dependiendo del tipo de operación, pueden incluirse planos, diagramas o tablas.
• Probar y corregir el procedimiento descrito en el POE. 

 

¿Cómo hacer un procedimiento operativo estándar y gestionarlo de manera eficiente? Utiliza un software de POE. Existen diversas herramientas en el mercado. Es un sistema que permite crear las directrices, editar, almacenar y compartir el documento. Es una plataforma que centraliza todos los procesos estándar de la organización.

Ejemplo práctico de un procedimiento operativo estándar

La manera gráfica de documentar un POE lo decide la organización. Veamos un ejemplo de un procedimiento operativo estándar mediante la siguiente plantilla simple:

Código: POE-LIM-003	Fecha: xx-xx-20xx	Versión: 05
Título:  Procedimiento operativo estándar POE para la limpieza y desinfección de superficies en la zona de producción alimentaria.
Objeto:  Definir el método estandarizado para la limpieza y desinfección de superficies de contacto alimentario, garantizando condiciones higiénicas y seguras.
Alcance:  Departamento de Producción: áreas de manipulación de alimentos y utensilios.
Responsabilidades:  Ejecución: Operarios de limpieza. Verificación: Jefe de turno. Validación: Supervisor de Calidad.
Recursos necesarios: Detergente alcalino autorizado, según ficha técnica vigente. Desinfectante alimentario homologado. Paños desechables. Guantes de nitrilo y gafas de seguridad. Cubo de recogida de residuos. Parte diario de limpieza.
Autores: Equipo técnico del departamento de calidad
Instrucciones: Antes de la limpieza: 1. Señalizar la zona como “en limpieza”, mediante cartel. 2. Retirar restos sólidos visibles de la superficie de trabajo con utensilios específicos. Fase de limpieza: 3. Aplicar detergente alcalino autorizado sobre la superficie. 4. Frotar manualmente la superficie, asegurando la cobertura total con el detergente. 5. Aclarar con agua potable hasta eliminar residuos de detergente. Fase de desinfección: 6. Aplicar desinfectante alimentario autorizado sobre la superficie limpia. 7. Dejar actuar el tiempo especificado en ficha técnica del producto. 8. Aclarar con agua potable. Finalización: 9. Secar la superficie con paños desechables. 10. Retirar señalización. Fase de registro: 11. Registrar la operación en el parte diario de limpieza. 12. Anotar cualquier incidencia detectada en el Registro de Incidencias. 13. Si no se detecta ninguna incidencia, dejar constancia de “sin incidencias” en el registro correspondiente.
Definiciones Limpieza: Eliminación física de suciedad, restos orgánicos e inorgánicos de las superficies. Desinfección: Proceso posterior a la limpieza que elimina o reduce los microorganismos, mediante agentes químicos autorizados. Aclarado: Eliminación de restos de detergente o desinfectante con agua potable.
Anexos: Ficha técnica de productos.

Errores comunes al crear un POE

Los errores recurrentes en una organización se deben principalmente a:

• Falta de conocimiento sobre cómo hacer un procedimiento operativo estándar que se adapte a las condiciones reales de trabajo. 
• Uso de términos ambiguos. 
• Ausencia de control documental, para controlar las ediciones y versiones de cada POE.
• No contemplar las situaciones de emergencia.

 

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